Historia de éxito del cliente
WeTransfer, un ecosistema de herramientas creativas de productividad, desarrolla un marco de integración escalable en toda la empresa con Celigo
“La misión de mi equipo es eliminar cualquier punto de falla en nuestra arquitectura. Quiero dibujar una estructura. Limpia la pila. Conecta lo que es conectable. Reemplace lo que no es escalable. Hacer cosas auditables; ese es mi sueño. Y creo que toda la misión de Celigo casa bastante bien con mis ambiciosos planes”.
Katia Malashyna-de Jong
Director de Sistemas Financieros
Transferimos
Cliente
Transferimos
Industria
SaaS
Sede
Willem Fenengastraat 19, Ámsterdam
Pareja
multicapa
Acerca de
WeTransfer BV es un servicio de transferencia de archivos informáticos basado en Internet $100M+ con sede en los Países Bajos. WeTransfer se creó para permitir que se compartan archivos grandes; desde 2009, la empresa ha evolucionado, diversificándose en publicidad y modelo de ingresos dual de suscripción premium, base de clientes en gran parte dentro de los medios y la industria creativa.
WeTransfer ha experimentado un crecimiento exponencial en un ecosistema de herramientas creativas de productividad. Yendo más allá de las grandes transferencias de archivos, están construyendo una plataforma intuitiva, posicionándose como una herramienta todo en uno para los creativos. Puede transferir sus datos, revisar sus datos y presentar sus datos, todo en una plataforma.
Fondo
Katia Malashyna-De Jong se unió al equipo de WeTransfer en 2021 como directora de sistemas financieros. Además de administrar sus herramientas y arquitectura financieras, Katia administra los sistemas de información empresarial, los sistemas de ventas, los sistemas de recursos humanos y los servicios de TI.
La empresa ha ido creciendo exponencialmente, año tras año. El equipo de finanzas se ha cuadruplicado en los últimos dos años. Con su rápido desarrollo, estaban experimentando una expansión de SaaS; diferentes departamentos adquirieron diferentes aplicaciones. Tenían más de 200 aplicaciones SaaS de pago, que no siempre estaban bien integradas en toda la empresa. Esto resultó en una gran cantidad de esfuerzo duplicado/manual requerido en la mayoría de los departamentos corporativos, incluidos finanzas, recursos humanos y ventas. Con más de 400 empleados, sus recursos técnicos aún son limitados, sin un equipo dedicado específicamente a la integración de sistemas corporativos.
El reto
Cuando Katia se unió a WeTransfer por primera vez, notó que la mayoría de las aplicaciones SaaS se habían comprado de manera ad-hoc. El equipo adquirió muchas herramientas que no interactuaban correctamente entre sí.
Como profesional de las finanzas, Katia sintió esto de manera más aguda con Salesforce y NetSuite. La empresa había pasado cientos de horas durante dos años y medio creando un conjunto interno de herramientas y la integración entre estas dos aplicaciones, que simplemente no funcionaba correctamente. El equipo financiero luchó con la gestión de datos dispares, lo que resultó en muchas horas de ingreso manual de datos cada mes.
“No hubo una integración de datos confiable. Los datos nunca se sincronizaron correctamente de dos maneras. La integración de NetSuite a Salesforce nunca funcionó”, dijo Katia.
Con tanta conciliación manual, los libros financieros no se cerraban a tiempo y no podían completar el ciclo de facturación a tiempo. “Por ejemplo, si un campo de oportunidad se actualizó en Salesforce, no se actualizaría automáticamente en NetSuite. Teníamos un contador de ingresos que trabajaba únicamente en la presentación manual de transacciones”, dice Katia.
También tenían problemas de integridad con la tubería de datos financieros para datos de pago (de PayPal y Stripe) y cómo las herramientas financieras de EPM y ERP interactuaban con todos estos sistemas.
“Con la arquitectura anterior, nunca fue fácil hablar con los auditores y explicarles los sistemas financieros y cómo cada sistema se comunicaba entre sí, debido a la complejidad de la arquitectura y al exceso de procesos manuales”, dice Katia. “Como resultado, los auditores nunca podrían confiar en nuestros controles de sistemas”.
A medida que el problema crecía, WeTransfer inmediatamente comenzó a buscar soluciones iPaaS. Debido a los recursos técnicos limitados del equipo, sabían que necesitaban una solución de integración que fuera poderosa pero intuitiva y fácil de usar.
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La solución
WeTransfer firmó un contrato con Celigo dentro de un mes de la adquisición, seleccionándolo sobre Boomi y Mulesoft. Seleccionaron a Celigo por su potente funcionalidad, facilidad de configuración y uso, diseño intuitivo y biblioteca de integraciones prediseñadas.
El modelo de precios de Celigo también fue un factor decisivo. “Comenzamos con cinco puntos finales. Aunque hemos conectado los cinco entre sí, no pagamos por flujo; todavía pagamos solo por cinco terminales”, dijo Katia. “Eso fue bastante atractivo para mí porque entonces puedo hacer que mi arquitectura sea tan creativa como quiera”.
Si bien el equipo compró cinco terminales, primero abordó el desafío de integración de Salesforce-NetSuite, dada la agudeza del problema.
“Seleccionamos la implementación a su propio ritmo para Salesforce-NetSuite”, dijo Katia, describiendo el programa de implementación guiada de Celigo. “Estamos muy contentos con esa decisión porque está bastante bien documentada”.
A medida que el equipo construyó rápidamente su primera integración, la naturaleza intuitiva de la plataforma los inspiró a expandir el uso de Celigo a muchas otras áreas del negocio, incluidas las integraciones de datos de cumplimiento, el almacén de datos, Stripe, Paypal y más. Si se encontraban con flujos que eran particularmente complejos, buscarían ayuda adicional de un pequeño contratista, Multilayer, que pudo brindar soporte adicional a Celigo según fuera necesario.
Pronto, el equipo se expandió a 12 puntos finales adicionales, incluidos casos de uso adicionales de almacenamiento de datos y gestión de proyectos.
“Con Celigo, es posible conectar y automatizar datos desde un almacén de datos sin necesidad de un ingeniero de datos”, dijo Katia.
Línea de fondo
La integración original de Salesforce-NetSuite fue un gran éxito para WeTransfer. La automatización completa de Cotización a Cobro no solo funcionó de inmediato, sino que también aceleró el tiempo de cierre y redujo significativamente los FTE centrados en la entrada manual de datos. El contador de ingresos ahora puede trabajar en tareas centrales en el departamento de finanzas, trabajar con operaciones de ventas en mejoras de procesos y ya no preocuparse por problemas de integridad asociados con las integraciones de los sistemas financieros y de ventas.
“Finalmente, los equipos de ventas tenían los datos de estado de facturación y pago en Salesforce que necesitaban después de solicitar esta funcionalidad durante dos años. Todo lo que prometimos a los usuarios simplemente funcionó. Fue un gran éxito”, dijo Katia.
Más importante para Katia (y ese equipo financiero) fue la reducción del riesgo que planteaba la implementación de sistemas ad-hoc.
“Para mí, se trata de ahorrarnos mucha capacidad y dolor de cabeza mediante la creación de controles de sistemas adicionales y la reducción de los riesgos de los estados financieros”, dijo Katia. “Con nuestra arquitectura anterior, no podíamos demostrar a nuestros auditores flujos de datos de alta calidad entre ventas y finanzas y, como líder financiero, no puedo permitirme eso”.
“La misión ahora de mi equipo es eliminar cualquier punto de falla en la arquitectura. Quiero dibujar una arquitectura de sistemas para toda la empresa. Limpia la pila. Conecta lo que es conectable. Reemplace lo que no es escalable. Hacer cosas auditables; ese es mi sueño. Creo que toda la misión de Celigo encaja bastante bien con mis ambiciosos planes”, concluyó.
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